Como evitar que e-mails sejam taxados como spam

Quando usuários fazem mal uso no envio de e-mails, automaticamente são considerados como SPAM, isto é, e-mails não solicitados - uma prática muito ruim no ambiente virtual.

Temos tolerância zero contra spam e além disso, mantemos um monitoramento constante dos Gateways de envio para que eles não entrem em listas de bloqueio. Por isso, de acordo com nossas políticas de e-mails, qualquer envio de e-mail não solicitado resultará na suspensão ou encerramento da conta da qual o envio se originou.

Para evitar que isso ocorra, confira algumas práticas positivas no video ou confira o passo a passo abaixo

• Pontos de atenção na criação de e-mails
• Configurações técnicas necessárias

Pontos de atenção na criação de e-mails

Remetente

• Utilize domínio próprio (ex: contato@seudominio.com) ao invés de contas gratuitas para envio de e-mails;

• Reputação de seu domínio: Se na lista de destinatários tem muitos e-mails inválidos e bounces (em geral são contas de e-mail que não existem mais), as mensagens terão uma reputação ruim perante os provedores, fazendo com que as mensagens caiam na pasta spam;

• Lista de contatos: Se possuir uma lista desatualizada, sem a opção para se descadastrar ou que os membros não se inscreveram para o recebimento do conteúdo que você está enviando, os destinatários podem denunciar a mensagem, o que fará com que os disparos tenham uma reputação ruim;  

• Configure o “Return Path” para monitorar a entrega de e-mails e ter mais informações sobre as mensagens devolvidas. O "Return Path" pode ajudar a fornecer credibilidade para suas mensagens, ajudando a validar sua identidade como remetente.

Destinatário

• Não insira muitos destinatários em uma única mensagem - muitos servidores/provedores de e-mail definem limites para o número de destinatários que podem estar em" Para, Cc e Cco" em uma mensagem;

• Não utilize o campo em cópia “Cc” - pois expõe endereços de outros usuários e consequentemente a mensagem também pode se caracterizar como spam; 

• Atenção com a quantidade de denúncias: Se um dos remetentes inseridos no campo “CC ou Cco” sinalizar o e-mail como spam, o servidor pode ler esse alerta como uma reclamação de todos os contatos inseridos na correspondência. Isso resulta em problemas de entrega, pois o endereço do remetente pode ficar em uma lista de negação e não conseguir mais entregar suas mensagens, assim, quanto mais denúncias o domínio recebe, pior fica a reputação; 

• Sugerimos usar sempre um serviço de envio profissional como https://www.constantcontact.com/  para envio em massa, envio de e-mail marketing e afins.

Assunto do e-mail

• O preenchimento desse campo deverá sempre se referir ao conteúdo do e-mail enviado, dessa forma, o destinatário terá a opção de não abri-lo caso o assunto não seja do interesse dele;

• Evite utilizar palavras relacionadas a spam, como "Trabalhe em casa", "Clique aqui", "Ganhe dinheiro online", “Atenção”, “Urgente”, “Oferta”, “Desconto”, entre outras palavras, pois alguns provedores já possuem filtros para esse tipo de expressão;

• Evite usar letras maiúsculas e exclamações, opte por inserir um assunto simples e objetivo;

• Recomenda-se manter o “Assunto” o mais curto possível, o ideal é entre 20 e 41 caracteres.

Conteúdo da mensagem

• Não utilize cores e fontes muito diferentes, pois chamam a atenção para o conteúdo de forma negativa. Use uma mesma fonte e destaque palavras ou frases relevantes;

• Utilize sempre layouts responsivos;

• Atente-se para a gramática utilizada nas mensagens, pois e-mails com erros gramaticais não trazem confiança ao usuário, gerando uma reputação negativa;

• Tome cuidado com envio de mensagens com pouco texto e com excesso de imagens, pois elas não são exibidas por padrão definido na maioria das plataformas de e-mails, isso fará com que o usuário tenha que optar por “Mostrar imagens no cliente de e-mail”, podendo o e-mail ser identificado como spam. A sugestão é utilizar 40% de imagem e 60% de texto;

• Ao anexar imagens, evite utilizar encurtadores de link como, por exemplo, o bit.ly. Recomenda-se sempre que a imagem seja hospedada no próprio domínio;

• Excesso de links não são bem vistos pelos usuários, isso reduz a credibilidade do conteúdo;

• Em geral envio de e-mail com anexos são tidos como negativos pelos filtros de spam, por esse motivo evite-os. Procure enviar o arquivo para o servidor de hospedagem e insira o endereço gerado no conteúdo da mensagem.

Envio de e-mails

• Não reutilize listas de divulgação existentes de determinados serviços, mesmo que sejam da mesma empresa;

• Envie e-mails somente para usuários que optaram pelo cadastro na lista de divulgação de produtos e/ou serviços;

• Sempre respeite as escolhas dos usuários em formulários de cadastro, como também respeite as decisões de se descadastrar de listas;

• Inclua um link de descadastro em todas suas mensagens para não dificultar a remoção do contato da lista de e-mails. Se um usuário tentar se descadastrar e ainda continuar recebendo mensagens, ele provavelmente vai marcar seu e-mail como spam;

• Violação da LGPD: A LGPD estabelece a regulamentação sobre o tratamento de dados pessoais, que são as informações fornecidas a uma empresa. Em casos em que uma organização queira compartilhar com outras esses dados, ela deverá solicitar um novo consentimento. Ou seja, você deverá entrar em contato com todos da lista para confirmar se desejam receber menagens da sua empresa. Essa permissão pode ser solicitada através de processos de opt-in ou então de dupla confirmação (double opt-in).

Configurações técnicas necessárias

1Habilite as regras de SPF no servidor, essa tecnologia colabora para combater a falsificação e evita que outros servidores enviem e-mails não autorizados em nome do seu domínio.

2Habilite a opção DKIM, ela garante que as mensagens recebidas não sejam modificadas e permaneçam com o mesmo remetente, ou seja, ajuda a reduzir o índice de e-mails enviados para a caixa de spam.

3Em envios de e-mails através de formulários, utilize a autenticação SMTP para que o remetente não seja classificado como desconhecido (Utilize a porta 587 ou 465 via conexão SSL)

4Não utilize os modos Single Opt-In: o cliente se cadastra em uma lista, mas não recebe nenhuma confirmação para validá-la

5Utilize a funcionalidade Confirmed/Double Opt-In (Dupla confirmação) - Crie um Formulário de Cadastro Double Opt-in:

• Isso significa que os usuários ao se inscreverem, solicitam que seus e-mails sejam incluídos na lista e confirmam seus endereços de e-mail, evitando a prática de spam. Isso evita que terceiros cadastrem um e-mail sem autorização e quem recebe o e-mail o denuncie;

• Para os contatos existentes, cadastre um por um no formulário Double Opt-in, desta forma estes contatos receberão o link de confirmação de cadastro e aqueles que realmente desejarem receber suas mensagens, farão a confirmação nesta nova lista criada;

• Mensagens anuais com lembrete do Double Opt-in - envie anualmente uma mensagem para os contatos da lista se recadastrarem, assim quem quiser continuar recebendo as comunicações fará a confirmação. Isso manterá a lista atualizada, o que garante que não enviará mensagens para e-mails inválidos e bounces (em geral são contas de e-mail que não existem mais) e assim, a probabilidade dos provedores te bloquear será reduzida.

6Configure o DMARC: O DMARC examina sua mensagem para confirmar se o domínio fornecido no campo “enviado de” corresponde ao domínio fornecido no Return Path, o que ajuda a validar sua identidade como remetente - Se necessário, veja como configurar

7É preciso que tenha a opção Opt-Out: o cliente se cadastra em seu site ou adquire algum produto, e depois pode recusar o recebimento de e-mails se descadastrando da lista.