Como resolver falhas de envio e recebimento de e-mails

Se você está enfrentando problemas para enviar ou receber mensagens, este artigo pode ajudar. Reunimos os erros mais comuns e explicamos o que pode causá-los, desde configurações incorretas até limitações do servidor.

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Confira o vídeo:

A seguir, confira as instruções para identificar e resolver cada tipo de falha nas suas contas de e-mail:

• Problemas com o domínio vinculado à conta de e-mail
• Erros de configuração em plataformas externas (Outlook, Gmail, Thunderbird, etc.)
• E-mails indo para a caixa de spam do destinatário
• Erro "Usuário desconhecido" (User unknown)
• Limites de envio
• Erros relacionados ao espaço de armazenamento
• Limite de tamanho de anexo
• Principais mensagens de erro e seus significados
• Falhas no envio e recebimento no e-mail Titan

Problemas com o domínio vinculado à conta de e-mail 

Toda conta de e-mail profissional depende de um domínio funcional. Para enviar e receber mensagens, o domínio precisa estar ativo, com os DNS corretos e os registros de e-mail configurados.

Valide os pontos que podem causar falhas:

• Verifique se o domínio está adicionado ao painel da HostGator
• Confirme se o domínio está ativo e com os DNS apontando para a HostGator
• Valide se o domínio não está suspenso pelo ICANN (para domínios que não terminam em “.br”)

A configuração de e-mails profissionais depende da zona de DNS do domínio, com registros obrigatórios do tipo TXT e MX. 
A ausência ou falha nesses apontamentos pode impedir o funcionamento do envio e recebimento de mensagens.

Confira abaixo como validar os registros, de acordo com a plataforma de e-mail utilizada:

• Como configurar o e-mail Titan corretamente
• Como configurar o Webmail do cPanel
    

Erros de configuração em plataformas externas (Outlook, Gmail, Thunderbird, etc.) 

Se você usa um provedor externo, como Outlook, Gmail ou Thunderbird, para acessar seu e-mail profissional, é necessário configurar corretamente os dados de conexão.

Falhas de envio e recebimento são comuns quando há erro nas configurações de servidor, porta, protocolo ou credenciais.

Confira o que validar:

1Confirme se a conta de e-mail está criada na hospedagem

• Se ainda não criou sua conta de e-mail, acesse: Como criar uma conta de e-mail no painel da HostGator

2Verifique as configurações de conexão na plataforma externa

• Confirme os dados de servidor, porta e protocolo (IMAP/POP e SMTP).  Para isso, siga o passo a passo em: Como usar o e-mail em plataformas externas

3Valide usuário e senha

• Confira se está utilizando o endereço de e-mail completo como nome de usuário e se a senha está correta. Se necessário, altere a senha da conta e tente novamente.

E-mails indo para a caixa de spam do destinatário

Se os e-mails enviados estão sendo entregues na pasta de spam do destinatário, isso pode estar relacionado à autenticação do domínio ou ao conteúdo da mensagem.

Confira os principais pontos de atenção e o que validar:

1Verificar os registros de autenticação do domínio 

O domínio vinculado à conta de e-mail precisa ter os registros corretos configurados na zona de DNS. Eles são responsáveis por comprovar a legitimidade do remetente e reduzir o risco de bloqueios:

• mail: Registro do tipo A, apontando para o IP do servidor responsável pelo serviço de e-mail;
• MX: Registro MX com prioridade 0 e destino configurado como mail.seudominio.com.br (substitua o termo seudominio.com.br pelo seu domínio);
• DKIM: Registro do tipo TXT, cujo valor começa com v=DKIM. Já vem habilitado por padrão nos planos da HostGator e pode ser visualizado na zona de DNS do domínio;
• SPF: Registro do tipo TXT, com valor iniciando por v=spf. Já vem habilitado por padrão nos planos da HostGator. Caso não esteja presente, será necessário criá-lo manualmente – Se necessário, confira como ativar uma chave SPF;
• DMARC: Registro do tipo TXT que reforça a autenticação do domínio. Deve ser criado manualmente na zona de DNS do domínio vinculado à conta de e-mail do remetente. Confira como criar a DMARC e para que servem as entradas DKIM, SPF e DMARC.

2Valide se o IP de envio está em blacklist

Um endereço IP listado em blacklist pode prejudicar a entrega dos e-mails, fazendo com que sejam interpretados como spam pelo servidor de destino.

• Saiba como verificar e solicitar a remoção: Como remover um IP de lista de bloqueio.
• Entenda mais sobre isso em: Por que os e-mails caem como spam em alguns provedores.

3Confira o conteúdo do e-mail enviado

Alguns provedores analisam automaticamente o conteúdo da mensagem para aplicar filtros de spam. Mesmo que os registros estejam corretos, o conteúdo pode fazer o e-mail ser bloqueado.

Evite:

• Palavras sensíveis no assunto, como “promoção”, “grátis” ou “clique aqui”;
• Quantidade excessiva de links;
• Anexos grandes ou em formatos incomuns.
• Acesse mais dicas em: Como evitar que e-mails sejam taxados como spam.

Erro “usuário desconhecido” (User unknown)

Esse erro costuma ocorrer em planos de Revenda, VPS e Dedicado Linux. Ele indica que o servidor de e-mail não reconhece o destinatário da mensagem. Os dois principais cenários que causam esse erro são:

1A conta de e-mail não existe no servidor de destino

A falha ocorre quando a conta de e-mail informada não foi criada no servidor. Para corrigir, verifique se a conta realmente existe e, se necessário, crie a conta de e-mail no servidor responsável pelo domínio.

Saiba como criar uma conta de e-mail

2O domínio está cadastrado em dois servidores diferentes 

Esse erro também pode surgir quando o domínio do destinatário está criado em dois servidores distintos, gerando um conflito de entrega.

Um exemplo comum: um domínio está ativo na sua Revenda, mas o cliente contrata um novo plano fora dela, mantendo o mesmo domínio. Nesse caso, ao enviar um e-mail pela Revenda, o servidor tenta entregar a mensagem internamente, sem buscar o destino correto no novo plano. Como a conta não existe na Revenda, ocorre o erro “usuário desconhecido”.

Você pode resolver isso de duas formas:

A)Alterar o roteamento de e-mail

Acesse o cPanel do domínio vinculado à Revenda e configure o roteamento de e-mail como “Servidor de mensagens remoto”. Passo a passo: como alterar o roteamento de e-mail

B)Remover o domínio da Revenda

Se o domínio já está sendo usado fora da sua Revenda, remova a conta correspondente no WHM:

• Faça um backup completo antes da exclusão: como fazer um backup completo
• Depois, exclua a conta no WHM: como excluir uma conta cPanel no WHM

Limite de envio 

Alguns erros de envio acontecem quando você ultrapassa a quantidade de e-mails permitida pelo seu plano de hospedagem. Esse limite serve para proteger sua conta contra abusos e garantir que seus e-mails sejam entregues com segurança.

Os limites variam de acordo com o tipo de plano contratado:

A) Planos de hospedagem Compartilhada (Start, P, M, Turbo, Business, Plus) e Revenda

O limite de envio é dinâmico, ajustado com base na reputação de envios anteriores feitos pelo domínio. Por questões de segurança, não informamos a quantidade exata de e-mails permitida por hora ou por dia.

B) Servidores VPS e Dedicado (Linux e Windows)

O limite padrão é de 500 e-mails por hora, por domínio. Caso precise, é possível solicitar o aumento desse limite via chamado no Portal do Cliente. 
Se você ultrapassar esse volume, os e-mails serão bloqueados e você poderá receber mensagens de erro. Recomendamos aguardar ao menos 1 hora antes de tentar novamente.

Erros relacionados ao espaço de armazenamento

O espaço de armazenamento do seu plano de hospedagem é compartilhado entre arquivos, e-mails e bancos de dados. Quando o espaço em disco ou o número de arquivos armazenados (inodes) atinge o limite, isso pode bloquear o envio e recebimento de e-mails.

Confira os dois principais fatores que causam esse tipo de erro e o que fazer em cada caso:

1Espaço em disco esgotado

Cada conta de e-mail consome parte do espaço total da hospedagem. Se todo o espaço do plano estiver cheio, sua conta de e-mail poderá apresentar erros para enviar ou receber mensagens.

Entenda o que fazer:

• Verifique o uso de espaço em disco no seu plano de hospedagem – 
  Se necessário, confira: como verificar o espaço em disco

• Ajuste a quota de armazenamento da conta de e-mail - Se necessário, confira: como alterar o limite de armazenamento

   

2Limite de inodes excedido

Cada arquivo ou pasta armazenado na hospedagem conta como um inode, que é uma unidade usada pelo servidor para representar cada item salvo – como arquivos, pastas, imagens e até mesmo e-mails. Ou seja, cada mensagem enviada ou recebida também ocupa 1 inode.

Se o número máximo de inodes do plano for atingido, o serviço de e-mail pode ser interrompido.

Entenda o que fazer:

• Verifique qual é o limite de inodes do seu plano – Acesse: quais são as limitações dos servidores da HostGator
• Consulte o uso atual de inodes na hospedagem – Confira: como ver o uso de inodes
• Reduza a quantidade de arquivos para liberar espaço – Saiba: como reduzir o número de inodes

Limite de tamanho de anexo

Além do espaço total da hospedagem, existe um limite para o tamanho de anexos permitidos em cada e-mail. Se esse limite for ultrapassado, a mensagem pode não ser enviada.

• Confirme o tamanho do anexo antes de enviar.
• Verifique se o provedor do destinatário aceita o envio de arquivos com o tamanho desejado.
• Consulte as regras de limite de anexos: Qual o limite de tamanho para o envio de anexos de e-mail

Pronto! Agora que você conhece as principais causas de falhas no envio e recebimento de e-mails, e pode revisar as configurações da sua conta conforme os tópicos acima.